Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Groupe Montoni (1995) Division Construction Inc. leader de l’industrie de la construction et du développement immobilier, ainsi que ses sociétés affiliées au sens de la loi (« MONTONI », « nos », « nous », « notre »), accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos renseignements personnels. Nous vous assurons que seuls les renseignements personnels nécessaires sont collectés, et que leur utilisation, conservation ou communication est limitée aux fins pour lesquelles ils sont collectés.

Afin de vous offrir une expérience complète et optimale, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. La présente Politique a donc pour objectif de vous renseigner sur nos pratiques, ainsi que la façon dont nous collectons, utilisons, divulguons, protégeons, conservons et détruisons vos renseignements personnels.

Cette Politique s’applique autant aux renseignements personnels, recueillis dans le cadre de nos activités, à l’égard de nos clients, de nos partenaires, de tous candidats et personnes à un emploi de MONTONI, qu’aux renseignements personnels recueillis, lorsque vous visitez notre site Internet (« Site »).

À noter que la présente Politique ne s’applique pas aux sites Internet et logiciels de tiers auxquels il est possible que vous soyez redirigés lors de la consultation de notre Site, par exemple Google reCAPTCHA (service permettant de distinguer les humains des ordinateurs). Nous ne sommes aucunement responsables à l’égard des sites des tiers, de leur contenu et/ou de leur accès. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces autres sites sera assujetti à la politique de confidentialité de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

De plus, tous nos employés ont été sensibilisés et formés sur la gestion adéquate de vos renseignements personnels afin que ceux-ci soient traités avec toute la confidentialité, la discrétion et la rigueur nécessaire, et ce, en conformité avec la législation en vigueur.

Si vous avez des questions, des commentaires ou un motif raisonnable de croire qu’il s’est produit un incident de confidentialité impliquant l’un de vos renseignements personnels détenus par MONTONI, veuillez-vous référez à la section QUESTIONS, COMMENTAIRES ET PLAINTES ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel

La Loi sur les protections des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c. 25), défini un « renseignement personnel » ainsi : « Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. »

Consentement au traitement des renseignements personnels

En communiquant avec nous, en remplissant volontairement un formulaire avec vos renseignements personnels, en déposant votre candidature et en naviguant sur notre Site, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement et être autorisée en vertu de lois applicables pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.

Vous pouvez retirer ou modifier vos consentements à tout moment en nous écrivant aux coordonnées indiquées à la section QUESTIONS, COMMENTAIRES ET PLAINTES de cette Politique. Notez que certains renseignements personnels sont nécessaires à la fourniture de services et que le retrait d’un consentement pourrait engendrer la suspension dudit service. Si tel est le cas, vous en serez avisés avant ou au moment de retirer votre consentement.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Lorsque vous utilisez notre Site, les renseignements personnels recueillis peuvent inclure, sans s’y limiter :

- Vos coordonnées (votre nom, prénom, adresse électronique, adresse de correspondance, numéro de téléphone, etc.) ;

- Des renseignements relatifs à l’utilisation de notre Site, incluant notamment des renseignements techniques sur les visites, et autres renseignements essentiels assurant le bon fonctionnement de notre Site ;

- Des renseignements sur vos préférences, vos intérêts, et autres renseignements colligés via notre Site nous permettant de vous offrir un ciblage publicitaire axé sur vos intérêts ;

- Des renseignements relatifs au recrutement comme votre curriculum vitae, vos références ;

- Des renseignements concernant une plainte que vous nous formulez. Votre plainte est traitée en toute confidentialité au même titre qu’un renseignement personnel et leur traitement est protégé ;

- Tout autre renseignement personnel fourni directement par vous.

Sachez que nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires dans le cadre de nos activités, par exemple afin de vous offrir nos services ou de gérer votre relation d’emploi et/ou d’affaires avec nous.

Au surplus, nous ne recueillons pas délibérément de renseignements personnels sur les personnes de moins de 14 ans. Tout renseignement collecté par erreur pourra être détruit sur demande. Vous n’avez qu’à transmettre votre demande en utilisant les coordonnées listées dans la section QUESTIONS, COMMENTAIRES ET PLAINTES de cette Politique.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels recueillis par MONTONI seront utilisés aux fins suivantes :

- Établir et gérer nos relations d’affaires avec vous ;

- Assurer le bon déroulement de nos opérations commerciales et immobilières ;

- Fournir les services demandés et les maintenir ;

- Permettre de faciliter l’utilisation de notre Site, assurer sa pertinence et en suivre l’utilisation ;

- Répondre à vos demandes d’information ;

- Effectuer du développement et de la recherche et comprendre les exigences de notre clientèle pour améliorer nos offres et nos services ;

- Recruter du personnel, et répondre aux obligations légales pour l’embauche ;

- Afin de nous permettre de respecter nos obligations légales ;

- Toute autre fin à laquelle vous avez expressément consenti.

Comment recueillons-nous les renseignements personnels ?

Des renseignements personnels peuvent provenir de vous, par exemple, lorsque vous communiquez avec nous, que vous remplissez un formulaire de demande en ligne, etc.

Des renseignements personnels peuvent provenir des tiers, ou par des registres publics, par exemple :

- D’autres sociétés affiliées à MONTONI ;

- De nos partenaires d’affaires commerciaux ;

- Des agences d’évaluation du crédit, de recherches d’antécédents et de détection de fraude ;

- De votre ancien employeur ;

- Des plumitifs ;

- Registre des entreprises ;

- Registre foncier et Registre des valeurs mobilières du Québec.

Nous obtiendrons les consentements nécessaires lorsque cela est requis par la loi.

Des renseignements personnels peuvent provenir des témoins de connexion lorsque vous utilisez notre Site. Les Témoins de connexion sont de petits fichiers de données qui sont communément stockés sur ordinateur ou appel mobile lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et, dans certains cas, peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services (les « Témoins »). MONTONI utilise notamment des outils d’analyse de navigation et de ciblage publicitaire, tels que Google Analytics et le pixel Facebook, qui permettent à Google et à Meta de recueillir des renseignements personnels relatifs à votre utilisation du Site.

- Témoins nécessaires : Ils contribuent à rendre le Site internet utilisable en activant les fonctions de base comme la navigation de page et l’accès aux zones sécurisées du Site. Le Site ne peut fonctionner adéquatement sans ces témoins.

- Témoins de préférence : Ils permettent au Site de retenir les informations qui modifient la manière dont le Site se comporte ou s’affiche, comme votre langue préférée ou la région dans laquelle vous vous situez. Ces témoins sont facultatifs et non essentiels à la fourniture de nos services. Veuillez procéder avec le paramétrage des témoins.

- Témoins de statistiques : Ils aident les propriétaires du Site, par la collecte et la communication d’information, à comprendre comment les visiteurs interagissent avec le Site. Donc, ils nous permettent de comprendre votre comportement afin d’améliorer notre Site. Ces Témoins sont facultatifs et non essentiels à la fourniture de nos services. Veuillez procéder avec le paramétrage des témoins.

- Témoins de marketing : Ils sont utilisés pour effectuer le suivi des visiteurs au travers des sites internet. Le but est d’afficher des publicités qui sont pertinentes et intéressantes pour l’utilisateur et donc plus précieuses pour les éditeurs et annonceurs tiers. Lorsqu’activés, ces Témoins nous indiquent notamment quelles sont les pages qui vous intéressent et afficher la publicité qui correspond à vos centres d’intérêt. Si à partir de notre Site vous accédez à vos réseaux sociaux, notamment LinkedIn, Instagram et Facebook, notre Site collectera votre adresse IP pour des fins de publicité. Pour ce qui est de votre visite sur les réseaux sociaux, ces sites sont régis par la politique de confidentialité de l’entreprise qui procure le service. Ces Témoins sont facultatifs et non essentiels à la fourniture de nos services. Veuillez procéder avec le paramétrage des témoins.

Lors de votre connexion à notre Site, il est possible d’activer et/ou de désactiver les Témoins, selon votre préférence. Par conséquent, de consentir ou non aux Témoins facultatifs. Toutefois, si vous choisissez de les refuser, il est possible que certaines pages ou sections de notre Site s’affiche incorrectement ou certaines fonctionnalités deviendraient indisponibles.

La communication de vos renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement, sauf si une exception est autrement prévue par la loi, notamment si nous sommes tenus de communiquer vos renseignements en vertu d’une assignation ou d’une ordonnance d’un tribunal.

Communication

Au sein de notre entreprise, l’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés pour qui il est nécessaire et essentiel d’avoir accès à tels renseignements pour l’exécution de leurs fonctions. Toutefois, il peut arriver que nous devions partager vos renseignements personnels à l’extérieur de notre entreprise, le tout dans les limites autorisées par la loi et/ou après avoir obtenu votre consentement.

Voici les catégories de fournisseurs de services et partenaires ou de tiers avec qui nous communiquons ou pouvons communiquer vos renseignements personnels :

Exemples de services pouvant être fournis par des partenaires ou des tiers fournisseurs de services :

- Informatique (ex. : sites internet, hébergement infonuagiques, développeurs d’applications, etc.),

- Marketing et développement des affaires (ex. : analyse des données de navigation, ciblage publicitaire, etc.),

- Les services d’impression,

- Les services de livraison du courrier,

- Services professionnels (ex. : architectes, ingénieurs, avocats, notaires, comptables, etc.),

- Services d’embauche (ex. : agences de recrutement, d’évaluation du crédit, de vérifications d’antécédents, évaluation psychométriques, traitement de la paie, etc.),

- Sécurité et caméras de surveillance,

- Partenaires commerciaux (ex. : gestionnaire du stationnement, etc.),

- Sociétés affiliées à Montoni au sens de la loi.

Ces derniers sont soumis à des ententes contractuelles écrites comprenant toutes les clauses prescrites par la loi. Ces ententes prévoient notamment le fait que ces partenaires ou fournisseurs de services n’auront accès qu’aux renseignements personnels nécessaires pour effectuer leurs tâches en notre nom et qu’ils sont tenus de ne pas les divulguer ou les utiliser à d’autres fins. Ces ententes contractuelles avec ces fournisseurs nous permettent d’assurer de la sécurité de vos données. À noter que certains partenaires ou fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Québec, auquel cas nous procédons à leur évaluation du facteur de risque en lien avec votre vie privée et vos renseignements personnels.

Autres exemples de tiers à qui nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels :

- Tribunaux ou autorités publiques (ex. : ordonnance du tribunal, lorsque la loi l’exige pour faire respecter la législation ou afin de protéger la propriété ou la sécurité de nos droits ou ceux d’autrui),

Autres tiers (ex. : certaines éventualités spécifiques, par exemple dans le cadre d’une transaction commerciale (une fusion, une acquisition par une autre entreprise, l’obtention d’un prêt ou d’un financement par exemple), dans le cas d’insolvabilité ou de faillite).

Conservation, protection et destruction de vos renseignements personnels

La conservation

La sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels sont importantes pour nous. Nous appliquons les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards de l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc qu’accessibles aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Les renseignements personnels sous formes numériques sont conservés sur des sites infonuagiques, alors que les renseignements personnels sous formes matérielles sont conservés à nos bureaux.

La protection

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et administratives ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter :

- Toute utilisation non autorisée ;

- Toute communication ou la divulgation non autorisée ;

- Toute perte ou le vol ;

- Tout accès non autorisé ;

- Ou toute autre atteinte à vos renseignements personnels.

La protection des renseignements personnels hébergés sur les sites infonuagiques sont assujettis aux politiques de ces sites. Tel que mentionné plus haut, Montoni s’assure que les ententes contractuelles avec ces fournisseurs sont adéquates.

La protection des renseignements personnels sous formes matérielles est notamment assurée par la mise sous verrou des renseignements, l’accès est limité au personnel à qui il est nécessaire d’y avoir accès pour exercer leur fonction.

Au surplus tous renseignements personnels qu’ils soient hébergés sur les sites infonuagiques et accessibles à partir de nos bureaux, et tous renseignements personnels sous formes matériels classés à nos bureaux nous veillons à :

- restreindre l’accès à nos bureaux aux personnels autorisés (les visiteurs n’ont pas accès à l’entièreté des bureaux sans accompagnement),

- restreindre l’accès aux équipements informatiques avec des mots de passes complexes, de la double authentification,

- une surveillance constante est assurée par des caméras de surveillance et la présence d’un garde de sécurité à l’extérieur des heures d’affaires,

- la sensibilisation des employés a été effectuée lors de la mise en place des politiques et est maintenu lors de séances de formation,

- nos ententes contractuelles avec les mandataires et fournisseurs de biens et de services, ayant accès à des renseignements personnels, contiennent des mesures de sécurité jugées équivalentes.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à communiquer avec nous en utilisant les coordonnées listées dans la section QUESTIONS, COMMENTAIRES ET PLAINTES de cette Politique.

La destruction

La durée de conservation de vos renseignements personnels varie selon le type de renseignements personnels fournis et l’utilisation pour laquelle il a été fourni. Par conséquent, nous conservons vos renseignements personnels tant qu’ils sont requis pour satisfaire la finalité pour laquelle ils ont été recueillis, et tel que requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Par la suite, ils seront détruits, ou anonymisés selon un calendrier de conservation.

Tous renseignements personnels détenus en version matérielle seront détruits par les services d’un fournisseur certifié en destruction de documents confidentiels.

Tous renseignements personnels détenus en version numérique seront supprimés de nos systèmes et/ou de ceux de nos fournisseurs, le cas échéant. Lorsque les renseignements personnels sont détruits ou supprimés de nos systèmes, nous nous assurerons que le processus est sécuritaire, de sorte qu’il ne soit pas possible de les reconstituer.

Quels sont vos droits ?

Accès à vos renseignements personnels et rectification

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels ou à l’information relative à l’existence de tel renseignement, ou la correction de renseignements détenus par MONTONI s’ils s’avéraient inexacts, équivoques ou incomplets, en communiquant avec nous en utilisant les coordonnées listées dans la section QUESTIONS, COMMENTAIRES ET PLAINTES de cette Politique.

Si vous désirez obtenir des copies de vos renseignements personnels, il est possible que des frais administratifs s’appliquent, lesquels vous seraient préalablement divulgués, et ce, simplement afin de couvrir les coûts de la transcription, de la reproduction, de caviardage de tout autre renseignement personnel visant une autre personne que vous, et la transmission.

Modification de consentement

Vous pouvez également demander de retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels pour des fins non essentielles, en communiquant avec nous en utilisant les coordonnées listées dans la section QUESTIONS, COMMENTAIRES ET PLAINTES de cette Politique, si vous souhaitez retirer votre consentement pour des fins qui ne sont pas nécessaires dans le cadre de notre service.

Changement et mise à jour de la politique

Le contenu de notre Site peut être modifié à tout moment. MONTONI se réserve le droit, à sa discrétion, d’actualiser, de réviser, de modifier ou de compléter de temps à autre la présente Politique. Le cas échéant, le Site sera mis à jour et nos employés seront informés et formés sur les changements. Cette Politique pouvant faire l’objet d’une modification de temps à autre, nous vous recommandons de la consulter fréquemment afin de rester informé de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Questions, commentaires et plaintes

Pour toutes demandes, questions, commentaires, plaintes ou pour obtenir de l’information additionnelle, ou exercer vos droits, nous vous invitons à communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Groupe Montoni (1995) Division Construction Inc.

Me Franca Riso, Vice-Présidente, affaires corporatives

600, rue Lucien-Paiement, 2ᵉ étage

Laval, Québec

H7N 0H7

confidentialite@groupemontoni.com (mailto:confidentialite@groupemontoni.com)

Nous tenons à vous mentionner que nous nous engageons à répondre promptement à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et nos politiques et méthodes en matière de protection des renseignements personnels.

Advenant une plainte de votre part quant à l’exercice de vos droits énoncés dans la présente Politique, votre dossier sera pris en charge par la responsable de la protection des renseignements personnels, laquelle vous communiquera la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l’égard de chaque plainte. Si cette dernière est justifiée, la situation particulière sera corrigée et nous vous en informerons.